Règles de fonctionnement
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Règles de fonctionnement du Comité des usagers
Rédigé par :
le Comité des usagers du Centre de santé et de services sociaux du Lac-des-Deux-Montagnes
Novembre 2006(version finale)

Table

des matières
1.  Dispositions générales
1.1  Règles d'interprétation
  1.2  Objet des règles de fonctionnement
  1.3  Site du comité.
  1.4  Définitions
  1.5  Fonctions
  1.6  Responsabilités
  1.7  Désignation de deux représentants au conseil d’administration.
  1.8  Composition et représentativité.
   
   
   
  5.  Finances
  5.1  Budget
  5.2  Prévisions budgétaires
  5.3  Désignation des signataires
  5.4  Compte bancaire
  5.5  Règles administratives et dépenses
  5.6  Pièces justificatives
  5.7  Rapport ponctuel
  5.8  Exercice financier
  5.9  Rapport annuel
  5.10 Vérification des comptes
  5.11 Documents
     
2.  Les membres du comité
  2.1  Inéligibilité
  2.2  Mandat
  2.3  Vacances
  2.4  Démission d’un membre
  2.5  Destitution d’un membre.
   
 

6.  Assemblée générale des usagers
  6.1  Tenue de l’assemblée générale annuelle.
  6.2  Avis de convocation
  6.3  Quorum / perte de quorum
  6.4  Droit de vote
  6.5  Assemblée générale extraordinaire ou spéciale

     
3.  Officiers
  3.1  Élection des officiers
 

3.2  Président

  3.3  Vice-président
  3.4  Secrétaire-trésorier
   
   
   
  7.  Procédure d’élection des membres du Comité des usagers
  7.1  Désignation du président d’élection.
  7.2  Fonctions du président d’élection
  7.3  Mise en candidature.
  7.4  Procédure lors de la journée d’élection
  7.5  Procédure après l’élection.
  7.6  Élection sans concurrent
     
4.  Réunions
 

4.1  Réunions régulières

  4.2  Huis clos
  4.3  Invités
  4.4  Ordre du jour
  4.5  Avis de convocation / renonciation
  4.6  Quorum / perte de quorum
  4.7  Droit de vote / résolutions
  4.8  Formation de sous-comités de travail
  4.9  Confidentialité et discrétion
  4.10.Documents, contenu et conservation.
  4.11 Réunions spéciales
  4.11.1 Convocation
  4.11.2 Règles de procédure
  4.11.3 Présidence d’une réunion spéciale
  4.11.4 Secrétariat et procès-verbaux
  8.  Dispositions finales
  8.1  Adoption.
  8.2  Entrée en vigueur
  8.3  Révision
  8.4  Modifications et abrogation
   
   
   
   
   
 

 
   
   
 

Annexe I
  Affirmation solennelle de confidentialité et de discrétion.

 

1.      Dispositions générales

1.1      Règles d’interprétation

Selon le contexte, le genre masculin ou le genre féminin est utilisé dans le présent règlement pour en faciliter la lecture et la compréhension.  L'utilisation du genre masculin inclut le genre féminin et vice-versa, sauf si le contexte ne s'y prête pas.

1.2      Objet des règles de fonctionnement

Les présentes règles ont pour objet d'établir le fonctionnement du Comité des usagers du Centre de santé et de services sociaux du Lac-des-Deux-Montagnes.

1.3      Site du comité

Le bureau du comité est situé au  55 rue Chénier, St-Eustache, Que  J7R 4Y8

Les coordonnées pour rejoindre les membres du comité sont les suivantes :
Téléphone: 450-472-0013 #251 Télécopieur: 450 472-9347 Courriel:

1.4      Définitions
a) Agence : Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la région des Laurentides;
b)

Candidat : toute personne ayant un intérêt à devenir membre du Comité des usagers (usager, représentant, parent ou bénévole);
c) Comité de résidents : tout comité institué dans chacune des installations du         CSSSLDM exploitant un établissement offrant des services à des usagers      hébergés (Centre d’hébergement de Saint-Benoît, Centre d’hébergement de    Saint-Eustache);
d)

Le comité : le Comité des usagers, tel que défini dans la loi, c’est-à-dire, comité institué au sein de l’établissement et représentant tout usager et tout  résident de l’établissement;
e)

Conseil d’administration : le conseil d’administration du Centre de santé et           de services sociaux du Lac-des-Deux-Montagnes;
f)

L’Établissement : le Centre de santé et de services sociaux du Lac‑des‑Deux-Montagnes (CSSSLDM);
g) LSSSS ou la Loi : Loi sur les services de santé et les services sociaux, L.R.Q.,          chapitre S-4.2. et ses règlements d’application, le cas échéant;
h)

Membre : selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du   Comité des usagers ou, le cas échéant, d’un Comité de résidents de           l’établissement ou d’une assemblée générale;
i)

Usager : une personne à qui sont fournis des services de santé ou des         services sociaux par l'établissement ou par une ressource intermédiaire         rattachée à l'établissement et dont le dossier est actif; le terme usager        comprend aussi son représentant légal;
j)  Résident : un usager hébergé dans une installation du centre exploité par     l’établissement offrant des services à des usagers hébergés;
k) Représentant : une personne qui représente un usager dans l'exercice de ses droits, et ce, au sens de la LSSSS et du Code civil du Québec;
l)

Conflit d’intérêt : le conflit d’intérêt consiste à être un fournisseur rémunéré          de biens ou de services en affaire avec le Comité des usagers ou à être          apparenté de près ou de loin à un usager dont le cas est traité au Comité des usagers ou encore à être une personne proche de cet usager.
 
Tout membre, en conflit d’intérêt lors d’un événement traité par le Comité des usagers, quel qu’il soit, à quelque niveau que ce soit, se doit d’en aviser les membres du Comité des usagers.  Les membres décident alors:
v si ce cas doit être traité en l’absence du membre en conflit d’intérêt;
v si le membre en conflit d’intérêt peut assister aux échanges sans y prendre part;
v      si ce membre en conflit d’intérêt peut poursuivre sa participation pleine et entière dans ce cas.
m) Personne employée : toute personne employée par le Comité des usagers, pour effectuer quelque tâche que ce soit pour le Comité des usagers, à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux du Comité des usagers, devra accepter de signer la déclaration solennelle de confidentialité des informations auxquelles elle aura accès.  Tout manquement à cette déclaration est passible de congédiement immédiat.

1.5      Fonctions (article 212 LSSSS)

Selon l’article 212 de la LSSSS, le Comité des usagers est institué pour l'ensemble des usagers de l'établissement.  Il a pour fonctions de:

a) renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations;
b) promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des usagers et    évaluer le degré de satisfaction des usagers à l’égard des services obtenus dans l’établissement;
c) défendre les droits et les intérêts collectifs des usagers ou, à la demande d’un  usager, ses droits et ses intérêts en tant qu’usager auprès de l’établissement ou de toute autorité compétente;
d) accompagner et assister, sur demande, un usager dans toute démarche qu’il entreprend y compris lorsqu’il désire porter une plainte conformément aux       sections I, II et III du chapitre III du titre II de la présente loi ou en vertu de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux          (chapitre P-31.1);
e) s’assurer, le cas échéant, du bon fonctionnement de chacun des Comités de résidents et veiller à ce qu’ils disposent des ressources nécessaires à      l’exercice de leurs fonctions.

1.6      Responsabilités
a) Le Comité des usagers doit supporter les Comités de résidents dans la          rédaction de leurs règles de fonctionnement.  Le Comité des résidents           conserve son autonomie dans le contenu de ses règles de fonctionnement;
b)

Le Comité des usagers doit conserver une copie des règles de fonctionnement des Comités de résidents de l’établissement;
c) Le Comité des usagers de chaque établissement doit soumettre chaque année un rapport d’activités au conseil d’administration et transmettre, sur demande, une copie de ce rapport à l’agence régionale;
d) Le Comité des usagers doit recevoir, une fois par année, le rapport d’activités des Comités de résidents dont il est responsable (article 212.1).

1.7      Désignation de deux représentants au conseil d’administration
Le Comité des usagers doit désigner, par résolution, deux représentants au sein du conseil d’administration.

1.8      Composition et représentativité (article 209 LSSSS)

En vertu de l’article 209 de la LSSSS, le Comité des usagers se compose d'au moins cinq membres élus par tous les usagers de l'établissement (ou leur représentant légal) et d’un représentant désigné par et parmi chacun des Comités de résidents mis sur pied.  La majorité de ces membres doivent être des usagers.  Toutefois, s’il est impossible d’avoir une majorité d’usagers sur le comité, ceux-ci peuvent élire toute autre personne de leur choix pourvu que cette personne ne travaille pas pour l'établissement ou n'exerce pas sa profession dans un centre exploité par l'établissement[1].  La responsabilité de déterminer, par résolution ou règlement, la représentativité du Comité des usagers appartient au conseil d’administration après avoir consulté le Comité des usagers.
Dans le cas où l’établissement offre plusieurs services où dispose de plusieurs installations pour un même centre, la composition du comité doit assurer une représentation de ces services[2].  Lorsque l’établissement exploite un centre offrant des services à des usagers hébergés, il doit mettre sur pied, dans chacune des installations du centre, un Comité de résidents.
Les représentants légaux des usagers agissent en lieu et place de ceux-ci au sein du Comité des usagers.  Toute personne démontrant un intérêt certain pour les activités du Comité des usagers peut également être élue membre du Comité des usagers (exemples : parent, proche, bénévole).

 

2.      LES MEMBRES DU COMITÉ

2.1      Inéligibilité (articles 209 et 210, LSSSS)

Une personne ne peut être membre du Comité des usagers si elle est sous curatelle ou si elle travaille pour l’établissement ou exerce sa profession dans un centre exploité par l'établissement[3].

2.2      Mandat
La durée du mandat de tout membre du Comité des usagers est de trois (3) ans[4], renouvelable. Les membres demeurent toutefois en fonction jusqu'à ce qu'ils soient réélus, désignés de nouveau ou remplacés.

2.3      Vacances
a)

Toutes vacances survenant après l'élection d'un membre du Comité des        usagers doivent être comblées pour la durée non écoulée du mandat du        membre à remplacer;
b) Ce remplacement doit se faire en désignant par résolution, lors d'une réunion spéciale, le substitut ayant reçu le plus de votes parmi les substituts dûment élus lors de l'élection du Comité des usagers.  La personne ainsi désignée      devra toujours posséder les qualités requises pour être membre du Comité     des usagers;
c) En l’absence de substitut, si le nombre de membres du Comité des usagers est d’au moins cinq, les membres démissionnaires ne seront pas remplacés;

Si le nombre de membres du Comité des usagers est de moins de cinq et que les options énumérées précédemment ont été épuisées, les membres restants combleront la vacance par résolution pourvu que la personne ainsi nommée possède les qualités requises pour être membre du Comité des usagers.

2.4      Démission d'un membre

Tout membre du Comité des usagers peut démissionner de son poste en transmettant au président du comité un avis écrit de son intention.  Il y a vacance à compter de l'acceptation de la démission par le comité.

2.5      Destitution d'un membre

Tout membre peut être destitué, par la majorité des membres convoqués et présents à une réunion spéciale à cette fin, pour les motifs suivants :

a) En raison de son absence à trois réunions consécutives du comité et ce, sans motif accepté par le comité;
b) Lorsqu’il perd la qualité pour laquelle il a été élu, à moins d’une décision         contraire prise par le comité;
c) Lorsqu’il est pourvu d’un régime de curatelle[5];
d) Lorsqu’il ne respecte pas le secret de confidentialité et de discrétion; pour    toute autre cause juste et suffisante que le comité aura décidée.
e) Le membre en voie de destitution peut, s’il le désire, être présent lors de la    rencontre prévue pour sa destitution et au droit de se défendre. Il pourrait          aussi être représenté ou accompagné  lors de cette rencontre.
 

3.      OFFICIERS

3.1      Élection des officiers

À la première réunion du Comité des usagers, les membres élisent, parmi eux, un président, un vice-président et un secrétaire trésorier du comité. Le mandat ainsi acquis par chacun des membres est valide pour un an. Toutefois, ils demeurent en fonction, malgré l’expiration de leur mandat, jusqu’à ce qu’ils soient élus de nouveau ou remplacés.

3.2      Président
a) Présider et convoquer toutes les réunions du Comité des usagers, les assemblées générales annuelles et les assemblées spéciales ou désigner        quelqu’un pour agir à sa place si le vice-président ne peut le faire.
b) De concert avec le secrétaire trésorier, préparer l’ordre du jour des réunions.
c) Voir au bon fonctionnement du comité.
d) En collaboration avec les membres, s’assurer que ceux-ci s’acquittent des     tâches qui leur incombent.
e) Signer, avec le secrétaire ou toute autre personne désignée par résolution, les documents officiels du comité.
f) Représenter le comité, à moins qu’une autre personne ne soit désignée à cette fin.
g)

De concert avec le secrétaire trésorier, s’assurer que les fonds attribués au   comité sont utilisés selon les directives établies par le comité.
h)

S’acquitter de toutes autres responsabilités conformément aux positions du   Comité des usagers.

3.3      Vice-président
a) Collaborer avec le président dans l’exercice de ses fonctions.
b) En l’absence du président, exercer les mêmes pouvoirs et devoirs que ce dernier.
c) S’acquitter de toutes autres fonctions que lui attribue le comité.

3.4      Secrétaire-trésorier
a) Préparer l’ordre du jour avec le président et l’envoyer tel que prévu dans les présentes règles les convocations.
b) Rédiger et assurer la conservation des procès-verbaux.
c) Conserver tous les documents appartenant au comité.
d) Signer, avec le président, les documents du comité comme les procès-         verbaux.
e) Préparer, avec les autres officiers, le rapport annuel d’activités.
f) Lorsqu’une réponse écrite est nécessaire, rédiger (avec d’autres personnes du  comité ou du réseau, s’il y a lieu) la dite réponse et l’acheminer.
g) Choisir une institution financière et y déposer l’argent du budget du comité.
h) Tenir dans les « livres[6] » appropriés un relevé précis des biens et des dettes,   de même que des recettes et déboursés du comité.
i) Lors des rencontres statutaires, présenter un état financier au comité.
j) Signer, avec le président ou toute autre personne désignée par le comité,     tous les chèques et autres pièces comptables du comité.
k) Préparer le rapport financier annuel.
l) Conseillers : s’acquitter de toute responsabilité que peut lui confier le comité et l’informer du travail ainsi effectué.
 

4.      Réunions

4.1      Réunions régulières

Le comité se réunit quatre fois par année et plus au besoin.  À ces réunions, toutes les questions soumises par les membres seront prises en considération.

4.2      Huis clos

Toutes les rencontres sont publiques sauf pour les points nécessitant un huis clos.

4.3      Invités
Le comité a la liberté d’inviter, à l’une de ses réunions, le directeur général ou son représentant désigné, le commissaire aux plaintes, un directeur, un responsable de service ou toute autre personne qu’il veut consulter ou entendre ou à qui il veut demander une aide.  L’invité n’a jamais droit de vote.

4.4      Ordre du jour

L’ordre du jour de toute réunion est préparé par le secrétaire trésorier de concert avec le président.  Un membre peut demander au secrétaire de mettre un point à l’ordre du jour s’il le fait dans un délai raisonnable avant l’envoi de l’avis de convocation.

4.5      Avis de convocation / renonciation

L'avis de convocation des réunions du comité doit être donné, soit verbalement, soit par écrit, à chaque membre au moins cinq jours avant la tenue de la réunion.  On doit faire mention du contenu de l'ordre du jour et préciser la date, l'heure et l'endroit de la réunion.

 

Une réunion peut être tenue séance tenante si tous les membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation.  Cette renonciation doit être consignée au procès-verbal.

 

La présence d’un membre à une réunion du Comité des usagers remédie à tout défaut au niveau de l’avis de convocation quant à ce membre, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

4.6      Quorum / perte de quorum

Le quorum, à toute réunion, est constitué de trois membres du Comité des usagers.

Lorsque pendant une réunion, le président constate la perte de quorum, il doit trouver moyen de rectifier la situation dans les quinze (15) minutes suivantes sinon la réunion est ajournée et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres.

4.7      Droit de vote / Résolutions 

Toute décision du Comité des usagers est prise par résolution à la majorité des membres présents. Un vote au scrutin secret doit être tenu à la demande d’un membre du comité. Chaque membre présent à un droit de vote, y inclus le président, mais en cas d’égalité des voix, le président doit voter une deuxième fois.

4.8      Formation de sous-comités de travail
a) Le Comité des usagers peut créer les comités nécessaires à la poursuite de   ses fins et déterminer leur composition, leurs fonctions, devoirs et pouvoirs.
b) Il peut nommer parmi les membres une personne responsable de chaque sous-comité.
c) Les sous-comités relèvent uniquement et entièrement du Comité des usagers.
d) La durée du mandat d’un sous-comité est fixée par le comité, mais ne peut se poursuivre après la fin du mandat de ce dernier.
 

4.9 Confidentialité et discrétion

Tout membre, employé[7] ou bénévole du comité doit s’engager par affirmation solennelle à garder confidentielle toute information reçue dans l’exercice de ses fonctions (annexe I).

[7] Il s’agit ici d’une personne employée par le comité (exemple : une personne ressource) qui n’est pas membre du comité, mais qui travaille pour le comité.

4.10    Documents, contenu et conservation
a) Un procès-verbal est rédigé pour chacune des réunions et il contient les noms des personnes présentes et absentes ainsi que le nom de la personne qui met de l’avant une proposition, ainsi que le nom de celle qui l’appuie.
b) L'original des procès-verbaux du comité doit être conservé d’une manière      confidentielle, au bureau du comité.  Le comité n’a pas l’obligation de transmettre la copie des procès-verbaux au directeur général de l’établissement ou à quiconque.
c) Avec l’accord du comité, des extraits peuvent toutefois être rendus publics   aux fins d’information, en autant qu’ils respectent la confidentialité.

4.11 Réunions spéciales
4.11.1             Convocation

Une réunion spéciale des membres du comité pourra être convoquée à la demande du président ou de la majorité des membres du comité au moins   vingt-quatre heures avant ladite réunion.  Seul(s) le ou les sujets mentionné(s) à l’ordre du jour peuvent y être discuté(s).
4.11.2            Règles de procédure        
Les règles de procédure sont les mêmes que celles utilisées lors des réunions régulières.
4.11.3            Présidence d’une réunion spéciale 
Le président du comité préside toute réunion spéciale. En cas d’incapacité, le vice-président ou tout autre membre désigné par le comité occupe cette charge.
4.11.4            Secrétariat et procès-verbaux    
Le secrétaire trésorier du comité rédige le procès-verbal de la rencontre. En cas d’absence ou d’incapacité, tout autre membre désigné par le comité   occupe cette charge.
 

5.      Finances

5.1      Budget
a) Le budget du comité est celui alloué par le CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes.
b) Les sommes non utilisées lors d’un exercice financier sont reportées à l’année suivante.

5.2      Prévisions budgétaires
a) Le secrétaire trésorier est responsable de préparer une prévision budgétaire   en début d’année financière.
b) Ces prévisions doivent être déposées au Comité des usagers pour approbation.
c) Ces prévisions doivent tenir compte des allocations de fonctionnement des    Comités de résidents des établissements : le Centre d’Hébergement de      Saint‑Benoît et le Centre d’Hébergement de Saint-Eustache.

5.3      Désignation des signataires

Lors de sa première réunion, le comité désigne, par résolution, parmi ses membres, trois signataires des effets bancaires : le secrétaire trésorier, le président et un autre membre; deux des trois signatures sont nécessaires sur les chèques, habituellement, celles du secrétaire trésorier et celle du président.

5.4      Compte bancaire
Le secrétaire trésorier est responsable de choisir une institution bancaire pour y déposer l’allocation prévue en vue de payer les différents frais du Comité des usagers.

5.5      Règles administratives des dépenses
a) Les dépenses des membres dans l’exercice de leurs fonctions sont remboursées selon les mêmes normes générales du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes.
b) Ces dépenses incluent des frais de garde, s’il y a lieu; du salaire ou des honoraires; des frais relié à la production de matériel de promotion des activités du comité (affiches, dépliants, conférences, semaine thématique …); des frais de consultation, de cotisation, d’abonnements; frais d’achat de matériel de support au comité (photocopie, timbres, crayons, ordinateur,   babillard…).
c) D’une façon générale, le remboursement des dépenses suit la Politique du      CSSSLDM telle que adaptée et ajustée, de temps en temps.
1) Les membres du comité reçoivent, sur présentation du formulaire prévu à cet effet, une indemnité de déplacement en automobile établie selon les taux prévus à la réglementation gouvernementale ou à ceux établis selon une politique interne. Ces taux sont révisés de temps en temps.
2) Le calcul des allocations à être versées est effectué à partir de la      résidence du membre du comité.
3) Les frais de stationnement inhérents au déplacement du membre dans l’exercice de ses fonctions sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.
4) Au cours de ses déplacements, dans l’exercice de ses fonctions, le membre a droit aux allocations de repas selon les taux spécifiés ou prévus par la réglementation ou la politique.
5) Lorsqu’un membre du comité est autorisé et doit loger dans un établissement hôtelier, il a droit au remboursement réel et raisonnable du logement encouru (Il doit demander le tarif gouvernemental) plus l’allocation quotidienne de repas.
6) Lorsqu’un membre du comité est autorisé et loge chez un parent ou un ami, il a droit à un remboursement raisonnable préalablement déterminé par le comité. Il a droit aux allocations quotidiennes de repas, s’il y a lieu.
7) Dans les cas de frais de déplacement, le formulaire prévu à cet effet   doit être complété par le requerrant et présenté au secrétaire trésorier avec les pièces justificatives originales. Dans des cas exceptionnels, une copie ou un document contresigné par le président peut faire office de pièce justificative acceptable.

5.6      Pièces justificatives
a) Le secrétaire trésorier est responsable d’exiger et de conserver les pièces     justificatives des dépenses encourues par le comité. Ces pièces justificatives sont essentiellement constituées des factures, des comptes à payer ou des formulaires de remboursements prévus à cet effet.
b) Dans le cas où une dépense n’est pas prévue par la politique de         remboursement des frais du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes, une proposition adoptée à cet effet doit être produite.

5.7      Rapport ponctuel

Le secrétaire trésorier doit produire un rapport financier lors de chacune des réunions statutaires du comité.

5.8      Exercice financier
L’exercice financier du comité se termine le 31 mars de l’année en cours; pour la première année elle ne couvrira que 7 mois, de septembre 2006 à mars 2007.

5.9      Rapport annuel
Le secrétaire trésorier doit produire, à la fin de l’exercice financier, un rapport financier qui fera partie du rapport d’activité du comité à l’assemblée générale des usagers.

5.10    Vérification des comptes

À la fin de chaque exercice financier, le secrétaire trésorier présente au vérificateur choisi par l’assemblée générale des membres, les livres comptables pour vérification. Le vérificateur doit exprimer son avis par écrit et y inclure des recommandations s’il y a lieu. Pour le premier exercice financier (7 mois), le Comité des usagers, choisira un vérificateur.

5.11    Documents
Tous les documents, dossiers pièces justificatives ainsi que les livres comptables doivent être conservés, sous la supervision du secrétaire trésorier, d’une manière sécuritaire au bureau du comité.
 

6       Assemblées générale des usagers

6.1       Tenue de l’assemblée générale annuelle
Une assemblée générale annuelle des usagers est convoquée au moins une fois l’an pour permettre aux membres du  des usagers de présenter le rapport annuel d’activités de l’année qui doit inclure un rapport financier.

6.2      Avis de convocation
a) L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle des usagers doit     être affiché dans un endroit accessible à tous au moins dix jours à l’avance. L’avis peut être envoyé ou remis directement aux usagers ou à leur     représentant.
b) L’ordre du jour de l’assemblée est joint à l’avis de convocation.

6.3      Quorum / perte du quorum

Le quorum est constitué des personnes présentes.

6.4      Droit de vote
Les usagers de l’établissement ont droit de vote.  A cette fin, un usager peut se faire représenter par son représentant légal ou se faire assister par la personne de son choix.

6.5      Assemblée générale extraordinaire ou spéciale
a) Une assemblée extraordinaire ou spéciale des usagers peut être convoquée   par le président, par une majorité des membres du comité ou par au moins          50 des usagers de l’établissement.
b) L’assemblée extraordinaire ou spéciale est convoquée pour étudier un problème ou un projet particulier.  Pour une telle assemblée, l’ordre du jour   ne comporte habituellement qu’un seul point.
 
7       Procédure d’élection des membres du Comité des usagers

7.1      Désignation du président d’élection
En premier lieu, au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date d’élection, le Comité des usagers, le cas échéant, procède à la nomination du président d'élection.

7.2      Fonctions du président d’élection
a) Déterminer la ou les listes d’électeurs, le cas échéant.
b) Donner l’avis d’élection trente-cinq (35) jours avant l’élection.
c) Recevoir les candidatures, et les accepter ou les refuser.
d) Nommer, le cas échéant, des scrutateurs pour l’assister dans l’exercice de ses fonctions.
e) Surveiller le déroulement de l’élection.

7.3      Mise en candidature
a) Le président d'élection procède à l'appel de candidatures. La période des       mises en candidature sera de huit (8) jours, en précisant les dates et les    heures pour leur dépôt.
b) Chaque candidat doit remplir un bulletin de mise en candidature, le faire        signer par deux usagers ou leur représentant et le remettre au président      d'élection durant la période prévue pour les mises en candidature.
c)  L'affichage des noms des candidats a lieu au moins cinq (5) jours avant la     tenue de l'élection.
d) Les usagers ou leur représentant légal, ont droit de vote.  Aucun bénévole n'a le droit de vote[8].

7.4      Procédure lors de la journée d’élection
a) L'élection se tient dans le local que le président d'élection a réservé pour le   vote, pendant la période prévue pour la votation. Le président d'élection doit      obtenir du directeur général la liste électorale sur laquelle figurent les noms    des personnes qui pourront voter le jour du scrutin.
b) Un seul bulletin de vote est remis à chaque usager ou représentant légal       avant que ce dernier s'apprête à voter. Son nom est rayé de la liste des        personnes éligibles lorsqu'il a voté. Pendant que le président d'élection prend   le vote d'un usager, au moins un des scrutateurs doit surveiller le déroulement du vote.
c)  Les personnes inscrites votent en utilisant le bulletin de vote officiel. Chaque bulletin de vote contient tous les noms des candidats, par ordre alphabétique.
d)  Toutefois, les personnes incapables de se rendre à l'endroit de la votation     pourront, par l’entremise d’une personne de leur choix, informer le président        d'élection de leur désir de voter. Ce dernier pourra procéder par pôle mobile,    c'est-à-dire par votation à la chambre même de l'usager. À cet égard, le          président d'élection, et un scrutateur, devront être présents en tout temps   durant le vote à la chambre.

7.5      Procédure après l’élection
a) Aussitôt après l'heure de fermeture du scrutin, le président d'élection et les   scrutateurs comptent les votes. Seuls sont acceptés les bulletins de vote officiels qui ne contiennent pas plus de croix ou de crochet qu'il y a de postes    à combler. Les candidats peuvent assister au décompte des votes.
b) Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes, selon leur qualité          et le nombre de postes à combler, sont élus membres du Comité des usagers.   En cas d'égalité des votes, le président d'élection fait un tirage au sort en présence des candidats.
c) Les autres candidats deviennent des membres substituts élus et composeront la banque des membres substituts. Les membres substituts pourront être       appelés à siéger au sein du comité en cas de vacance. Le membre substitut       ayant obtenu le plus de vote sera le premier appelé pour combler la vacance.
d) Le président d'élection communique dans les plus brefs délais les résultats de l'élection aux usagers et à la direction de l'établissement. Le président d'élection doit remettre au président du comité tous les documents relatifs à l'élection dès que les postes ont été attribués au sein du comité.

7.6      Élection sans concurrent

Lors de la clôture des mises en candidature, si le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à combler, le président d'élection déclare les candidats élus. Le président d'élection transmet alors le nom des candidats élus par acclamation aux usagers et à la direction de l'établissement.
 

8       Disposition finales

8.1      Adoption
Les présentes règles de fonctionnement doivent être adoptées par les membres du comité en se conformant aux exigences ci-après énumérées :
a) elles doivent être adoptées par résolution, par le vote d’au moins les deux     tiers (2/3) des membres du Comité des usagers, lors d’une réunion ordinaire   ou spéciale du comité;
b) toute adoption des règles de fonctionnement doit être soumise à l’assemblée générale des usagers afin d’être entérinées.  En cas de rejet, elles demeurent       en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale des usagers au cours de laquelle une nouvelle version doit être soumise;
c) les présentes règles de fonctionnement n’ont pas à être soumises au conseil d’administration, mais peuvent être remises à titre d’information.

8.2      Entrée en vigueur 
Les présentes règles de fonctionnement entrent en vigueur dès leur adoption par le Comité des usagers.

8.3      Révision 
Les présentes règles de fonctionnement doivent faire l’objet d’une révision tous les trois ans après leur entrée en vigueur.

8.4      Modifications et abrogation
Toute modification ou abrogation aux présentes règles de fonctionnement doit être adoptée par les membres du comité en se conformant aux exigences ci-après énumérées :
a) tout membre du comité qui désire changer les présentes règles, en entier ou en partie, doit soumettre une proposition à cet effet aux membres du comité;
b) la proposition de modification ou d’abrogation doit être approuvée par le vote des deux tiers des membres du comité; toute modification ou abrogation des        règles de fonctionnement doit être soumise à l’assemblée générale des     usagers pour y être entérinée. 
En cas de rejet, l’ancienne règle demeure en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale des usagers au cours de laquelle une nouvelle version doit être soumise. 

 

Annexe I[9]

AFFIRMATION SOLENNELLE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE DISCRÉTION

Je reconnais que le Comité des usagers du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes a pour mission de renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations, de promouvoir l'amélioration de la qualité de leurs conditions de vie, de défendre les intérêts collectifs des usagers, d'accompagner et d'assister sur demande, les usagers qui désirent porter plainte et de s’assurer du bon fonctionnement des Comités de résidents et veiller à ce qu’ils disposent des ressources nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Je, soussigné, déclare solennellement :

v       que je serai loyal au comité, que je ne révélerai et ne ferai connaître à quiconque, sans y être dûment autorisé, un renseignement dont j'aurai eu connaissance ou que j'aurai appris, lu, entendu, constaté ou écrit en tant que membre du Comité des usagers;

v    une autorisation ne pourra être valide que si la personne concernée par le(s) renseignement(s) a donné son consentement à sa divulgation et que si la majorité du Comité des usagers a donné son consentement en toute connaissance de cause;

v       que j'assurerai la confidentialité des dossiers constitués par le Comité des usagers et qu'en aucun temps je ne prendrai connaissance d'un dossier sans autorisation ou sans avoir l'intérêt nécessaire;

v      que je respecterai la confidentialité des renseignements en tout temps et même après mon départ comme membre du Comité des usagers, comme employé ou comme bénévole.

Je comprends que la présente affirmation solennelle constitue une condition d'adhésion au comité et que le non-respect du serment de confidentialité et de discrétion, par manquement, imprudence ou erreur, pourra entraîner une demande de démission immédiate ou ma destitution pour cause.

J'affirme avoir lu, compris et obtenu les explications relatives à la présente affirmation solennelle; je signe en toute connaissance de cause et je confirme avoir reçu une copie de ce document.

En foi de quoi, j'ai signé, à______________________________, ce____________________.

 

________________________________________________________

Nom et signature du membre du Comité des usagers

 

________________________________________________________

Nom et signature du témoin à la signature
[1] Article 209, alinéa 3, LSSSS. [2] Article 209, alinéa 1, LSSSS. [3] Articles 209 et 210, LSSSS.
[4] Article 209.1, LSSSS. [5] Article 210, LSSSS. [6] Par livres, on entend aussi l’utilisation d’un logiciel comptable.
[7] Il s’agit ici d’une personne employée par le comité (exemple : une personne ressource) qui n’est pas membre du comité, mais qui travaille pour le comité. [8] Il est à noter que les personnes représentées par le Curateur public pourraient être assistées par ce dernier au moment du vote. [9] Les annexes font partie intégrante des présentes règles de fonctionnement.
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