B) La gestion des archives numériques en Australie et en Nouvelle-Zélande
La gestion des archives numériques en Nouvelle-Zélande
Le cadre normatif
préc. | suiv.Ayant le pouvoir de créer des normes pour l’ensemble de l’Administration publique, les Archives nationales de Nouvelle-Zélande ont adoptés plusieurs standards. Lesdites archives se sont d’abord intéressées à la définition des documents numériques. Le Fact sheet : electronic records (Archives New Zealand 2006b) sur le portail http://www.archives.govt.nz/continuum/digitalrecordkeeping.php>Digital Recordkeeping (Archives New Zealand 2007) des Archives de Nouvelle-Zélande précise ainsi que lesdits documents concernent autant les courriels que les bases de données, les documents (Word, PDF, etc.), les présentations (Powerpoint), les sites Web, les systèmes de statistiques, les systèmes de gestion des ressources humaines et les systèmes de gestion des ressources humaines. Elle indique également que tout document numérique devrait avoir des métadonnées permettant de l’identifier.
Les Archives nationales de Nouvelle-Zélande ont en plus adopté l’ Electronic recordkeeping standard , une norme obligatoire qui s’intéresse aux systèmes de gestion électronique des documents (SGED). En matière de sécurité, cette norme stipule qu’un tel système devrait empêcher les modifications et contrôler l’accès aux documents. Pour y arriver, les outils suivants sont proposés : l’audit, le contrôle d’accès, la classification de sécurité, le suivi des changements aux documents et le suivi des changements de lieux et de supports de conservation (ibid., 11). Un SGED devrait ainsi permettre de garder trace des actions entreprises avec les documents (ajouts, modifications, destruction), des modifications aux autorisations d’accès, des changements de paramètres des métadonnées et des paramètres du système par un système d’audit flexible permettant la consultation des données d’audit et la production de rapports sur certains documents, groupe de documents ou utilisateurs (ibid., 28-29).
Selon la norme, un SGED doit permettre des accès limités aux documents et aux métadonnées selon les autorisations associées aux différents utilisateurs, ou groupes d’utilisateurs. Pour y arriver, on propose la mise en place d’un profil d’utilisateur et d’un mécanisme d’authentification à l’accès permettent de déterminer quels sont les documents accessibles par un utilisateur. Le temps d’accès et les interventions autorisées sur le document (lecture, modifications, destruction) sont aussi à spécifier (ibid., 26). Un document auquel un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs n’a pas accès peut (ibid., 27) :
- ne pas être visible dans le système par ces derniers ;
- ne présenter que le titre et les métadonnées ou ;
- indiquer qu’un document ou un ensemble de documents existent, mais ne pas en donner le titre ou les métadonnées.
En matière des formats de documents numériques, la norme Electronic recordkeeping standard précise qu’un SGED doit permettre la saisie de documents dans leur format original, généralement mais non-exclusivement à partir des applications suivantes : suite bureautiques, applications courriel, traitement d’images et outils de création de pages Internet. De plus, il doit permettre l’inclusion de nouveaux formats (ibid., 21).
Pour ce qui est des métadonnées, le SGED doit permettre la gestion des métadonnées des documents numériques et non-numériques (ibid., 12). Il doit aussi favoriser la saisie de métadonnées de façon automatique (à partir d’un logiciel, d’un système d’exploitation ou d’un système d’archivages) ou manuelle et protéger ces métadonnées contre les modifications. Le gestionnaire doit pouvoir autoriser la définition de métadonnées optionnelles ou obligatoires. De son côté, le New Zealand government locator service (NZGLS) metadata element set (Gouvernement de la Nouvelle-Zélande 2007) définit les métadonnées qui doivent être utilisées dans l’administration publique néo-zélandaise. Cette norme est en partie basée sur le Dublin Core et l’Australian government locator service (AGLS) metadata standard. Elle est obligatoire pour l’ensemble de l’administration publique. La norme présente plus concrètement 19 éléments, parmi lesquels cinq à huit sont obligatoires selon les types de ressources. Cinq autres sont également recommandés. Les cinq métadonnées toujours obligatoires sont :
- Le créateur ;
- La fonction ;
- Le(s) sujet(s) ;
- Le titre ;
- Le type de document.
Quant à la classification, la norme Electronic recordkeeping standard Electronic recordkeeping standard (Archives New Zealand 2005) indique qu’un SGED doit pouvoir intégrer un système de classification avec vocabulaire contrôlé et hiérarchie à partir de thésaurus qui répondent aux normes ISO 2788 ou ISO 5964 (ibid., 23).
De plus, l’ Electronic recordkeeping standard énumère les fonctions d’un SGED qui permettent d’assurer la gestion des documents numériques à différentes étapes de leur cycle de vie. Pour les archives courantes, un tel système doit saisir, classifier et identifier les documents pour faciliter la constitution de documents complets, authentiques et utilisables (ibid., 11). Pendant le transfert des archives au stade intermédiaire, ou encore pendant le transfert vers d’autres supports ou formats, il doit assurer le transfert des métadonnées et traces d’audit associées au document (ibid., 12). Pour l’ensemble des archives, peu importe leur place dans le cycle de vie, un SGED doit fournir des possibilités de recherche, de récupération et de représentation intelligible et utilisable du document pour impression ou visualisation à l’écran (ibid., 12).
Cette norme traite également des courriels qui doivent être saisis comme un seul document avec les métadonnées d’expédition et de réception correspondantes. Le système doit permettre de saisir un courriel incluant un fichier joint. Le Fact sheet : e-mail (Archives New Zealand 2006a) sur le portail Digital Recordkeeping (Archives New Zealand 2007) des Archives de Nouvelle-Zélande explique ce que devrait être la gestion des courriels dans l’administration publique de la Nouvelle-Zélande. Cette feuille d’information ne constitue pas une norme, mais illustre la position des Archives de Nouvelle-Zélande. Elle considère que les courriels sont des archives publiques et qu’ils doivent être traités comme tel. Une distinction doit par contre être établie entre les courriels personnels et les courriels corporatifs. Ces derniers ne devraient être détruits qu’après autorisation de l’archiviste en chef . Les systèmes de courriel privilégiés ne permettent pas aux utilisateurs de modifier un message reçu ou envoyé et peuvent être liés au système de gestion électronique de l’organisme. Seul l’exemplaire principal du courriel est conservé. Il faut également faire attention à la destruction de courriels car il y a risque de détruire des archives importantes.
Le portail Digital Recordkeeping des Archives de Nouvelle-Zélande propose A guide to developping recordkeeping strategies for websites (Archives New Zealand 2006) . Encore un fois, ce document ne constitue pas une norme mais plutôt un ensemble de recommandations. Ces recommandations présentent néanmoins les pages web comme des archives, au même titre que les courriels (ibid., 1). Ce guide stipule que les documents web devraient être gérés par un SGED. Cette gestion se manifeste par (ibid., 2) la capture des documents Web pour le transfert au SGED ou l’intégration des fonctionnalités GED au système de sites Internet.Ce guide aborde également la pérennité des documents web. Pour assurer la conservation à long terme de ces documents, il faut (ibid., 3-4) :
- Documenter leurs formats ;
- S’assurer qu’ils soient supportés (compris) par plusieurs applications et plusieurs systèmes d’exploitation ;
- S’assurer que les formats utilisés aient connu peu de changements ;
- S’assurer que les formats utilisés intègrent les métadonnées ;
- Utiliser un système qui permette de vérifier l’intégrité d’un document après transfert sur un réseau.
Pour la gestion des documents web nécessitant des captures à intervalles réguliers, un répertoire des changements effectués depuis la dernière capture peut être constitué (ibid., 6). Un répertoire des activités faites par l’entremise du site Web peu être intégré dans le système de GED pour les sites relevant d’abord du commerce électronique (ibid., 7,10).
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