A) La gestion des archives numériques au Québec
Le contexte législatif
préc. | suiv.Le Québec forme l’un des rares états dans le monde à avoir une loi s’intéressant spécifiquement aux documents numériques. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information a en fait plusieurs objectifs. Nous résumerons ceux-ci dans le cadre du présent site. Le lecteur qui voudrait plus d’information pourra consulter la présentation détaillée de la loi offerte sur le site du Ministère des services gouvernementaux.
L’objet premier de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information est de préciser le statut des documents numériques. L’article 5 spécifie ainsi que ces derniers ont la même valeur que n’importe quels autres documents. Une banque de données peut être considérée comme un document (art. 3), autant qu’un document technologique en plusieurs parties forme un tout s’il est possible de réunir ses parties (art. 4). Ces dispositions impliquent qu’on peut, de manière électronique, signer, mettre un tampon, un sceau ou un cachet (art. 13). La signature numérique est autant valide qu’une signature manuscrite (art. 39). Les documents en deux supports ont en outre la même valeur si l’intégrité peut être prouvée (art. 9). Le numérique peut même remplir fonction d’original selon l’article 12 de la loi.
En résumé, la loi prévoit donc que le document numérique a, en tout point de vue, la même valeur qu’un document sous un autre format. Elle précise également quelques obligations dans la gestion du numérique. Pour assurer l’intégrité, il faut notamment documenter les transferts de format (art. 17). La destruction de documents originels doit par ailleurs se faire en lien avec le calendrier de conservation (art. 20). Il est nécessaire que les documents pour lesquels les gens ont droit d’accès soient intelligibles (art. 23), alors qu’il faut toujours protéger la confidentialité (art. 25 et 34).
D’autres lois ont un impact sur la gestion des documents numériques au
gouvernement. La
Loi sur les archives
précise que tous les organismes publics ont à des degrés plus ou moins
variés le devoir de gérer efficacement leurs archives pour l’ensemble de
leurs cycles de vie. Tout organisme doit notamment établir et utiliser un
calendrier de conservation (art. 7). Bien qu’il ne soit pas spécifiquement
question des archives numériques dans la
Loi sur les archives
, la