A) La gestion des archives numériques au Québec
Le cadre normatif
préc. | suiv.Les articles 63 et 64 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information précisait qu’un comité pour l’harmonisation des systèmes et des normes devait être créé. Ce comité aurait eu pour mandat d’assurer la compatibilité et l’interopérabilité des systèmes afin d’éviter la multiplicité des moyens de gérer le document numérique. Un guide de gestion aurait dû résulter de cela (art. 65). À notre connaissance, un tel comité n’a jamais été mis sur pied. Des travaux initiés par le Conseil du trésor ont cependant été mis en branle à partir de 1997. Une série de documents traitant de la problématique des documents numériques fut alors produite. Le Groupe des responsables en gestion documentaire fut éventuellement créé. Il changea de nom pour devenir le Groupe d’expertise en gestion documentaire du gouvernement du Québec (Marcoux et al. 2004, 18-20).
C’est à ce dernier qu’on doit le Cadre de référence gouvernementale en gestion intégrée des documents (CRGGID) (Marcoux et al. 2004). Ce cadre est en fait une très large étude basée sur les orientations du gouvernement, les normes internationales et des expériences menées dans quelques organismes gouvernementaux. Les auteurs spécifient bien qu’il s’agit d’un modèle idéal. Ce qui est présenté est ce qui devrait être appliqué. « Nous sommes parfaitement conscients que la réalité quotidienne des responsables de la gestion documentaire est très éloignée de ce modèle idéal » viennent-ils expliquer (ibid., 23). Ce qu’on comprend de cela est que le CRGGID vise bien à créer des normes pour la gestion des documents numériques, mais ce qu’il propose n’a pas valeur normative. Il n’est pas obligatoire que les organisations suivent à la lettre le contenu du cadre. Il demeure intéressant d’étudier les propositions du CRGGID puisqu’elles sont certainement en vigueur dans certains milieux et qu’elles seront peut-être étendues à l’ensemble de l’appareil gouvernemental.
Un tel cadre implique évidemment une série de transformations dans les façons d’agir avec les documents. C’est pourquoi les auteurs expliquent qu’il faille instaurer un système de gestion du changement avant de l’implanter (ibid., 38). Ce système devrait comprendre un comité et viser à convaincre le personnel du bien-fondé du projet. Le plus d’intervenants possibles devrait être impliqué (ibid., 143-144). « Le sentiment d'appartenance à un projet est un facteur de réussite non négligeable » expliquent les auteurs (ibid., 144). Cela étant assuré, le meilleur moyen d’encadrer la gestion documentaire est l’enregistrement institutionnel. Le document passe, par cette méthode, de l’individu au gouvernement, lequel en obtient la propriété. C’est à lui que revient la responsabilité de la conservation et de la mise en valeur (ibid., 39). L’enregistrement institutionnel peut très bien s’effectuer par un système de gestion électronique des documents (ibid., 83). Pour que la gestion du numérique soit efficace il faut aussi introduire des outils comme la modélisation, la signature numérique et le contrôle d’accès automatisé (ibid., 40). Cela est enfin aidé par des responsabilités bien définies.
Le CRGGID propose d’adopter des modèles de document, c’est-à-dire des « ensembles de règles que doivent satisfaire des documents spécifiques pour qu'on les déclare conformes » (ibid., 53). Le XML est notamment proposé par le groupe de travail. Pour favoriser l’intégrité et l’authenticité des documents, ce dernier propose en plus la signature numérique cryptographique à clés publiques. Celle-ci forme la technologie la plus répandue pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents. Le CRGGID recommande de privilégier la norme XML signature du W3C (ibid., 77). On propose en plus d’utiliser le protocole de gestion des clés qu’est XML Key Management Specification (XKMS). Le Cadre suggère enfin d’adopter des outils pour gérer les accès. Le Québec a en fait retenu la norme XACML (eXtensible Access Control Markup Language) (ibid., 77). Cette norme vise à faciliter la gestion et le contrôle des accès dans une infrastructure orientée service. Elle permet de fournir des certificats qui assurent que la personne est bien qui elle prétend être et qui décrivent ces droits (ibid., 109-110). Le XACML peut exiger de l’utilisateur certaines actions s’il y a refus ou acception d’accès. Il peut par exemple demander d’envoyer un courriel ou de signer un document (ibid., 109-110). La norme est appuyée par plusieurs instances internationales notamment Entrust, IBM, Sun Microsystems, OpenNetworks.org, Quadrasis, Sterling Commerce et BEA Systems. Diverses applications la supportant seront donc certainement créées (ibid., 139).
Les métadonnées retiennent également l’attention du CRGGID. On souhaiterait en fait adopter des métadonnées communes à l’ensemble du gouvernement. Cela permettra à toute personne de retrouver des documents dans n’importe quel organisme public. Pour y arriver, le Cadre préconise l’adoption du Thésaurus de l’activité gouvernementale. Celui-ci a été conçu à partir du Répertoire des programmes et services gouvernementaux, duquel on a retiré des descripteurs qu’on a classés par valeur sémantique et hiérarchique (ibid., 87-88). Ces métadonnées permettent dans tous les cas le classement et le repérage rapide et efficace des documents. Il serait également possible de créer une métadonnée pour la règle de conservation. Cela faciliterait l’arrimage des documents numériques au calendrier de conservation. Les logiciels pourraient gérer automatiquement les délais menant à la conservation ou à la destruction des documents. De même, on pourrait créer une métadonnée pour la catégorie de classification dans laquelle s’insère le document. L’utilisation des métadonnées Processus/Activité et Type de document est suggérée pour que le système attribue automatiquement les règles de conservation aux documents (ibid., 90-93). Le CRGGID propose enfin un registre-référentiel où sont notamment enregistrés les profils de métadonnées et les schèmes de classification. Cela pourrait être lié au modèle ebXML. Ce dernier est un ensemble modulaire qui permet de faire du commerce électronique. Il fournit des règles d’écriture pour décrire un processus d’affaires.
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