A) La gestion des archives numériques au Québec
Les responsabilités
préc. | suiv.Les lois et propositions normatives pour les documents numériques impliquent une série de responsabilités pour les divers intervenants de l’Administration publique. Le Cadre de référence gouvernementale en gestion intégrée des documents (Marcoux et al. 2004) définit en fait plusieurs responsabilités pour assurer son implantation efficace. Chaque « niveau local », correspondant plus ou moins à un organisme ou un ministère, devrait avoir un service de gestion documentaire. C’est à lui que revient de gérer les accès, de délimiter les descripteurs à utiliser par son unité et de créer et appliquer le calendrier de conservation. Le système peut élaborer automatiquement les métadonnées (ibid., 63). La gestion documentaire doit dans tous les cas être appuyée par les autorités de l’instance. C’est la direction qui est imputable de la gestion documentaire. Elle doit donner les crédits nécessaires et bâtir des stratégies pour la gestion des documents numériques. Des professionnels de l’instance sont responsables de mettre en place les systèmes et les outils. C’est à eux que revient le rôle de support et d’encadrement pour les autres intervenants. Le CRGGID suppose que chaque employé est responsable des documents dont il a la garde. Certains pourront en outre s’occuper de l’application du calendrier de conservation, du classement ou de l’ajout de métadonnées. Le Conseil du trésor détermine enfin les orientations pangouvernementales en matière de ressources informationnelles (ibid., 79-81).
Les responsabilités de différentes instances gouvernementales ont également été décrites dans le Cadre de gestion des ressources informationnelles en soutien à la modernisation de l’Administration publique (Secrétariat du Conseil du trésor, 2002). Ce document visait précisément à définir les rôles des diverses parties de cette dernière. On expliquait ainsi que les ministères et organismes sont les premiers responsables de leur gestion documentaire. Le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration gère aussi un guichet unique pour les interactions avec la population. Il doit également élaborer des cadres normatifs et des guides en matière de diffusion de l’information. Le ministère de la Culture et des Communications a pour tâches de développer les compétences en matière de technologies et de gérer la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (ibid. 2002, 13-16). Le Conseil du trésor voit quant à lui aux orientations favorisant la gestion des ressources informationnelles. Il est aidé dans cet objectif par une Table de concertation interministérielle. Le Conseil peut adopter des mesures pour assurer la cohérence de cette gestion. C’est également à lui que revient le rôle de fournisseur de services d’infrastructures informatiques. Il doit dans tous les cas viser la standardisation dans les équipements et applications utilisés. Si le Conseil du trésor adopte un standard, il devient dès lors obligatoire dans toute l’Administration publique. Il n’y a toutefois pas, à notre connaissance, eu d’adoption de standard pour les documents numériques (ibid., 18, 23, 34). Ce nouveau contexte implique enfin que les ministères et organismes doivent présenter un plan annuel de gestion des ressources informationnelles (ibid., 26). Nous remarquons cependant que très peu d’organes gouvernementaux font cela.
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