B) La gestion des archives numériques en Australie et en Nouvelle-Zélande
La gestion des archives numériques en Australie
Le cadre normatif
préc. | suiv.Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records (National Archives of Australia, 2004) énumèrent plusieurs pratiques à adopter afin d’assurer une gestion adéquate des documents numériques. Cependant, ces suggestions ne constituent pas une norme et ne peuvent donc pas être imposées aux agences gouvernementales. Elles forment toutefois une sorte de guide pour une gestion efficace des documents électroniques. C’est pourquoi il est utile d’étudier cette norme.
Au sujet de la sécurité, ces directives expliquent que les documents numériques peuvent être aisément modifiés et que leur sécurité est donc à prendre en considération (ibid., 45). La gestion des documents numériques essentiels est également abordée. Il est dit que :
- Les agences devraient mettre en place un plan d’urgence qui comprend des mesures pour prévenir, préparer et affronter les désastres (ibid., 51).
- La récupération des documents numériques devrait constituer une priorité dans le plan d’urgence d’une agence gouvernementale. La rapidité d’intervention auprès des documents numériques est nécessaire afin d’éviter la perte de données (ibid., 53-54).
Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records (National Archives of Australia 2004) abordent aussi les formats de documents numériques. Sans préconiser le choix d’un format en particulier, elles mentionnent les techniques les plus courantes pour préserver les documents numériques : la migration, l’encapsulation et l’émulation (ibid., 58-59). Ces procédés assurent la pérennité des documents de tous formats confondus. Elles énoncent aussi l’approche préconisée par les Archives nationales. Celles-ci préfèrent en effet la conversion en des formats d’archivages standardisés (ibid., 56). Le guide ne spécifie cependant pas quel(s) format(s) sont privilégiés. Certains états australiens ont toutefois adopté des normes précisant exactement quels formats il faut adopter. Les principes directeurs de Future proof : ensuring the accessibility of equipment/technology dependant records développés par le State records authority of New South Wales , optent en effet pour la position suivante, beaucoup plus proactive :
« [we] recomm[end] the use of open, non-proprietary standards such as HTML, ASCII and XML, but also suggest some proprietary formats such as those associated with the Microsoft Office suite (Word, Outlook) and Adobe Corporation’s PDF that, owing to their wide use, serve as de facto standards and are therefore approved for record keeping » (Findlay 2002, 91).
Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records définissent en plus ce que sont les métadonnées et précisent le rôle des agences gouvernementales face aux métadonnées (National Archives of Australia 2004, 31). Elles doivent :
- Saisir et entretenir des métadonnées sur leurs documents numériques
- Développer des politiques qui encadrent la création et la gestion des métadonnées.
Pour ces directives, les métadonnées font partie des activités normales d’administrations et de gestion des documents et elles doivent être saisies lors de la création des documents et pendant tout leur cycle de vie (ibid., 31-33).
Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records ne sont pas seuls à aborder la question des métadonnées. L’ Australian government locator Service (AGLS) metadata standard (National Archives of Australia 2002), le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies (National Archives of Australia 1999a) et l’ Australian Government Email Metadata Standard (National Archives of Australia 2005) sont des normes qui identifient un ensemble de métadonnées composé de métadonnées obligatoires et optionnelles que doivent utiliser l’ensemble ou une partie des agences gouvernementales australiennes. Le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies (National Archives of Australia 1999a), décrit les métadonnées que les Archives Nationales d’Australie recommandent dans les systèmes utilisés par les agences gouvernementales. La norme définie un ensemble de 20 métadonnées de base qui comprend huit métadonnées essentielles. Elle présente l’utilité et l’importance des métadonnées, et les 20 métadonnées de base et leurs sous-éléments de façon détaillée. Les huit métadonnées obligatoires sont :
- L’Agent (le producteur du document) ;
- La gestion des droits (l’accès, le droit d’auteur etc.) ;
- Le titre ;
- La date ;
- Le niveau d’agrégation (le niveau de description des métadonnées, c’est-à-dire s’il contient des métadonnées optionnelles ou non) ;
- Le numéro d’identification ;
- L’historique de la gestion ;
- Le sort final souhaité.
On spécifie en outre que même si ces recommandations s’appliquent aux systèmes documents numériques, elles peuvent aussi être utilisé pour les archives papiers ou les environnements hybrides (ibid., 6, p. 22-23).
De façon plus s et pragmatique, l’ Australian government locator Service (AGLS) metadata standard , basée sur le Dublin Core, spécifie comment les métadonnées devraient être créées. On dit qu’elles devraient être conçues avec un outil impliquant que les « catalogeurs » n’ont pas à se préoccuper de leur syntaxe. Cet outil peut être un processeur de texte comme word, un système de GED, un système d’enregistrement basé sur le Web, un système de gestion de contenu ou un instrument maison conçu spécifiquement pour cela (National Archives of Australia 2002a, 15). L’AGLS précise également comment les métadonnées devraient être conservées. Elles peuvent être conservées dans une base de données séparée de la source. Cette base peut être une base de données relationnelles ou un simple système contenant les métadonnées. On peut aussi conserver les métadonnées directement avec la source. Cela est particulièrement vrai pour les pages Web où il est très facile d’inclure des métadonnées dans le HTML ou le XML (ibid., 15).
De son côté, l’ Australian Government Email Metadata Standard , basée sur le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies ne fait aucune recommandation quant à la façon d’encapsuler les métadonnées (National Archives of Australia 2005, 5). Cette norme divise les métadonnées en trois sections : « Agent » qui identifie les parties impliquées dans l’échange de courriel, « Rights management » qui donne ou empêche l’accès ou l’usage du courriel et enfin « Message identifier » qui fournit un identifiant unique (ID) pour le courriel, permettant sa localisation. Éventuellement, la version 2.0 de cette norme intégrera des métadonnées de contenu, incluant les fichiers joints (ibid., 5).
En plus des normes de métadonnées, les agences gouvernementales australiennes disposent d’un outil pour la classification des documents électroniques et des documents papiers : le Keyword AAA (National Archives of Australia 1999). Il s’agit d’un thesaurus élaboré par le Archives authority of New South Wales et endossé par les Archives Nationales de l’Australie. Il décrit des fonctions de gestion telles que présentées dans la norme Australian standard AS 4390 -1996, records management, part 4 : control. Le thésaurus est aussi recommandé par le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies . Le Keyword AAA permet ainsi d’efficaces gestions, entreposages et application du sort final. Le thésaurus recense des termes généraux pour classer, titrer et indexer les documents dans la plupart des environnements technologiques (ibid, 4,6).
Au sujet de la gestion des documents numériques pendant tout leur cycle de vie, les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records (National Archives of Australia 2004) fournissent de nombreux conseils ou exemples de « pratiques exemplaires ». En ce qui concerne l’accès, un document numérique doit demeurer compréhensible pendant toute sa durée de vie (ibid., 35). Il doit demeurer accessible et être préservé afin de répondre aux exigences légales et assurer la conduite efficace des affaires des différentes agences gouvernementales (ibid., 56). En matière de préservation, les documents numériques à conservation prolongée, essentiels ou à valeur historique devraient être entreposés sur un serveur, lequel peut être « online ». Les équipements de stockage devraient faire l’objet d’une attention constante afin de prévenir leur obsolescence (ibid., 39).
Selon les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records les documents numériques doivent être intégrés à un « recordkeeping systems » (ibid., 26). Lors d’un transfert de documents, l’agence réceptrice dudit document assure sa préservation et son accès (ibid., 68). Enfin, pour le sort définitif des documents, les directives indiquent qu’il y a des exigences pour le transfert de documents électroniques possédant une valeur historique vers les Archives Nationales (ibid., 68). Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records tiennent compte de deux types de documents numériques : les courriels et les documents web. Ces directives mentionnent que (ibid., 72) :
- les courriels peuvent être des documents numériques ;
- les applications de messagerie électronique doivent être utilisées de façon à ne pas altérer les documents électroniques ;
- les Archives Nationales ont élaboré des politiques et procédures pour assister les agences gouvernementales à gérer les documents numériques diffusés sur le web ;
- les Archives Nationales ont aussi élaboré des procédures pour gérer les documents en ligne exigeants un contrôle d’accès particulier.