B) La gestion des archives numériques en Australie et en Nouvelle-Zélande
La gestion des archives numériques en Australie
Les responsabilités
préc. | suiv.Les Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records le rôle des agences gouvernementale australiennes (National Archives of Australia 2004, 17) :
- Gérer tous les documents numériques sous leur garde de façon intégrée en accord avec leur valeur administrative ;
- Créer des documents numériques authentiques et intègres pour les transactions d’affaires et les capturer dans un système de gestion des archives ;
- Créer et conserver des métadonnées associées aux documents numériques.
- Identifier les valeurs légales, administratives et sociales des documents numériques afin de décider s’ils seront conservés ;
- Entreposer les documents numériques dans des conditions adéquates et en assurer l’accès continu ;
- Fournir des moyens de contrôle assurant la sécurité et l’authenticité des documents, c’est-à-dire empêchant les dommages malicieux par un tiers ou les accès non autorisés ;
- mplanter un plan de continuité des affaires pour les documents numériques ;
- Conserver les documents numériques dans un format accessible aussi longtemps qu’ils seront nécessaires ;
- Fournir un accès aux documents numériques ;
- Détruire les documents numériques de façon sécuritaire et permanente en respectant les exigences légales ;
- Transférer les documents numériques et leurs métadonnées ayant une valeur historique aux Archives Nationales ;
- Gérer les documents numériques en respectant leurs exigences et particularités de conservation.
Ces directives définissent également le rôle des Archives Nationales de l’Australie (ibid., 18) :
- Fournir des conseils et élaborer des normes pour la création, la gestion et la préservation de documents ;
- Identifier quels ensembles de documents ont une valeur historique ;
- Décider du sort final des documents ;
- Conserver et préserver les documents numériques ayant une valeur historique ;
- Offrir aux citoyens un accès aux documents numériques.
Elles abordent enfin les responsabilités des gestionnaires et créateurs de documents. Les gestionnaires (souvent les Chief Information Officer) sont responsables de la gestion des documents numériques dans leurs agences respectives (ibid., 22). Ils doivent aussi promouvoir la collaboration entre les unités qui produisent et gèrent les documents numériques. On dit des créateurs des documents qu’ils devraient être formés pour assurer leurs responsabilités envers les documents numériques. Ils doivent ainsi apprendre à identifier les documents d’affaires, les intégrer au système d’archivage et ajouter des métadonnées (ibid., 22-23). Le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies mentionne que les agences doivent déterminer et documenter quel schéma descriptif ils utilisent pour leurs métadonnées (ibid., 9). Cette norme encourage également les agences à construire, sélectionner et implanter un système d’archivage qui est capable de supporter l’usage des métadonnées et fournit un maximum de flexibilités dans les pratiques archivistiques (ibid., 8-9).
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