Le Framework 2005-2007 (2005). Cette page explique brièvement les raisons d’être et les lignes directrices de l’Australasian Digital Recordkeeping Initiative. On explique notamment que les standards promus par l’organisme sont ceux de l’Australie et de la norme ISO 15 489. Il faudra vérifier comment cela se démarque ou correspond aussi aux normes néo-zélandaises.
Le Digital record export standard (2007). Cette norme spécifie les métadonnées qu’il est obligatoire ou optionnel d’intégrer à tout document numérique. Elle dicte enfin comment on doit représenter celui-ci avec le XML.
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2007). Cette loi est évidemment un incontournable dans un projet comme le nôtre. Elle précise notamment qu’un document peut être sur tout support, y compris numérique. Un document numérique peut même avoir fonction d’original, mais on doit s’assurer de son intégrité et documenter son transfert entre différents types de fichiers. Un document numérique peut être signé et avoir valeur de preuve. La loi créant enfin un comité d’harmonisation des systèmes et des normes.
La Loi sur les archives (2007). Dans le cas qui nous occupe, cette loi est utile parce qu’elle définit comment les différentes instances de l’administration publique doivent gérer les archives.
Le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents d’Yves Marcoux et al (2004). Ce document est un incontournable pour comprendre comment devrait s’opérer la gestion des archives numériques au gouvernement québécois. Il donne des outils conceptuels et méthodologiques pour élaborer des systèmes de gestion électronique des documents. Il s’intéresse notamment aux façons de stocker les documents numériques, à la signature numérique et au contrôle d’accès. Il explique enfin qu’on peut intégrer le calendrier de conservation à la gestion des archives numériques.
Le Cadre de gestion des ressources informationnelles en soutien à la modernisation de l’Administration publique (2002). Ce document apparaît d’abord utile parce qu’il énonce les responsabilités des ministères et du Conseil du trésor dans la gestion du numérique. On donne aussi les principes généraux devant guider cette gestion.
L’Archives Act (1983). Cette loi détermine le mandat, les pouvoirs et le fonctionnement des Archives nationales de l’Australie. Elle définit en outre ce qu’est un document d’archives et fait la distinction entre les documents d’archives sous la responsabilité des musées et les archives sous la responsabilité des Archives nationales. Cette définition englobe les documents numériques. Cette loi précise la façon de gérer les archives (conservation, élimination, maintient d’un registre et d’un guide des archives) et prévoit les peines attachées au non respect du contenu de la loi. Elle porte également sur les modalités d’accès aux archives (accès aux documents et protection des renseignements personnels).
Le Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records. Définit le document numérique, qu’il soit créé numérique ou le résultat d’une numérisation. Fournit une liste non exhaustive d’exemples de documents numériques et stipule qu’ils sont sujets aux mêmes «legal requirements» que les documents plus traditionnels. Cette politique aborde les questions de création, de gestion, de métadonnées, de sécurité, de conservation, d’accès et d’élimination des documents numériques en plus de présenter brièvement certains documents numériques usuels, tels que les messages électroniques et pages web. Cette politique est développée par les Archives Nationales pour les agences gouvernementales australiennes.
Le Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies. Cette norme décrit les métadonnées que «National Archives of Australia» recommande dans le système utilisé par les agences gouvernementales. La norme définie un ensemble de 20 métadonnées de base qui comprend 8 métadonnées essentielles. Elle présente l’utilité et l’importance des métadonnées, constituant ainsi une banque d’arguments en faveur des métadonnées. Elle présente aussi les 20 métadonnées de base et leurs sous-éléments de façon détaillée, parfois à l’aide d’exemples.
Le Keyword AAA. Il s’agit d’un thesaurus élaboré par les «Archives Authority of New South Wales» et endossé par les «National Archives of Australia». Il décrit des fonctions de gestion. Il constitue un outil pour la classification des documents électroniques et des documents papiers. Il est utilisé aussi comme élément de base dans l’élaboration de métadonnées. Le Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies recommande l’usage du Keyword AAA.
L’Australian Government Locator Service (AGLS) metadata standard. Cette norme présente un ensemble de 19 métadonnées élaboré afin d’améliorer la visibilité, l’accessibilité et l’interopérabilité des services web des agences gouvernementales australiennes. L’AGLS est basé sur le Dublin Core.
L’Australian Government Email Metadata Standard. Cette norme présente un ensemble de métadonnées élaboré pour l’identification, le traitement, la gestion, le contrôle et la récupération d’information du courrier électronique. Elle est basée sur le «Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies».
Le Public Records Act 2005 040 (2005). On ne peut évidemment pas passer outre la loi sur les archives de la Nouvelle-Zélande. Cette loi stipule notamment que le numérique est considéré un document comme les autres. Elle dit aussi que les archives nationales ont le pouvoir de faire des standards qui s’applique à l’ensemble de l’administration publique. Autrement dit, on doit considérer dans ce travail tous les documents sur les archives numériques publiés par les Archives nationales de la Nouvelle-Zélande.
L’Electronic recordkeeping standard donné par les archives de la Nouvelle-Zélande (2005). Il dicte les procédures à suivre avec les documents numériques pour l’administration publique. Il fournit les concepts pour la gestion de ces documents. Il explique comment ils doivent être créés, classé et les modalités d’accès qui les concernent. Il y a également quelques notes sur l’élagage et la destruction. Cette norme traite donc du document numérique dans l’ensemble de son cycle de vie et couvre les différentes fonctions archivistiques.
Le NZGLS metadata standard (2007). Ce site explique les normes concernant les métadonnées qui doivent être utilisées dans l’administration publique néo-zélandaise. Cette norme est en partie basée sur le Dublin Core et l’Australian government locator service. La norme néo-zélandaise est en fait compatible avec le Dublin Core. Certaines métadonnées sont obligatoires à tout document, alors que d’autres sont recommandées ou optionnelles.
La page Digital recordkeeping sur le site des archives de la Nouvelle-Zélande (2007). Elle donne entre autres la définition de ce que sont les archives numériques. Elle contient en outre une foire aux questions (FAQ), où on apprend notamment que tout courriel produit dans l’administration publique est considéré comme une archive. Son élimination ou sa conservation est donc tributaire d’une série de normes. Un fonctionnaire ne peut décider d’effacer ses courriels.