Comparaison de la gestion de l'information numérique des gouvernements du Québec, de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande
Synthèse
préc. | suiv.Pour comprendre les différences entre les trois pays à l’étude, il est essentiel de les comparer. Ce qu’on remarque d’abord est qu’ils ont tous une loi sur les archives. Dans tous les cas, celle-ci définit essentiellement le rôle et les pouvoirs des Archives nationales. Il faut bien noter que les responsabilités ne sont pas les mêmes d’un endroit à l’autre. Les Archives nationales québécoises peuvent ainsi approuver le calendrier de conservation d’organismes publics et gérer les archives définitives de certains d’entre eux. Les Archives australiennes autorisent pour leur part la destruction des documents de l’administration publique, alors que les Archives néo-zélandaises ont le pouvoir d’adopter des normes. Celles-ci, généralement établies après consultation, s’appliquent à l’ensemble de l’administration publique. La Loi sur les archives québécoises et le Archives Act australien donnent en plus quelques devoirs aux instances de l’administration publique. Elles doivent en effet créer, traiter, diffuser et faire approuver le sort final des documents.
La valeur du document numérique est également fixée par la loi dans les trois pays. Tous reconnaissent que le document numérique a la même valeur que les documents sur autre support. On observe cependant que le Québec a une loi dédiée spécifiquement aux documents numériques : la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information . Cette législation va beaucoup plus que ce qu’on peut retrouver en Australie et en Nouvelle-Zélande. Elle définit non seulement les différents types de documents numériques que l’on peut retrouver, mais spécifie aussi qu’une signature numérique peut avoir autant de valeur qu’une autre manuscrite. La Loi stipule en plus qu’un transfert de documents doit être documenté si on veut que son intégrité soit assurée.
Autant le Québec, l’Australie que la Nouvelle-Zélande ont adopté ou proposé des normes qui ont de très grands impacts sur les documents numériques. On peut d’abord observer que ces trois pays proposent le format XML. Contrairement au Québec, l’Australie et la Nouvelle-Zélande se sont en plus intéressées aux formats de conservation des documents. En Australie, le Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records recommande de convertir ou normaliser les formats pour la conservation. Les néo-zélandais abordent aussi le problème du format de la conservation, mais ne propose aucune véritable solution au delà du XML.
Chacun des pays s’intéresse à sa façon aux métadonnées. L’Australie et la Nouvelle-Zélande, par l’entremise de l’ADRI, ont adopté une norme commune pour le transfert des documents. Cette norme traite plus concrètement du « submission information package », lequel impose que tout document transféré d’une instance à une autre inclut un certains nombre de métadonnées comme la description du format et la date de création. En fait, les deux états océaniens vont plus loin que le Québec en matière de métadonnées. Dans la belle province, il y a seulement le Cadre de référence gouvernementale en gestion intégrée des documents (CRGGID) qui propose d’utiliser le Thésaurus de l’activité gouvernementale pour créer des métadonnées. Il est en plus spécifié que cela pourrait être enregistré dans un registre-référentiel utilisant le ebXML. Celui-ci permettrait d’inclure les profils de métadonnées et les schèmes de classification. Dans les deux autres pays, il est très peu question de classification, mais on observe qu’il a beaucoup plus d’insistance sur les métadonnées. Les lignes directrices que forment le Digital recordkeeping australien expliquent ainsi que ces dernières devraient être incluses dès la création du document. Les Archives nationales australiennes ont en outre adopté plusieurs recommandations pour les métadonnées. Le Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies présente ainsi 20 métadonnées, dont huit sont obligatoires. Il découle de cette recommandation le Australian Government Email Metadata Standard qui propose un certain nombre de métadonnées obligatoires et optionnelles pour les courriels d’intérêt public. La norme néo-zélandaise Electronic recordkeeping standard spécifie pour sa part qu’un système de gestion électronique des documents doit permettre la création et la gestion de métadonnées. Les Archives nationales de la Nouvelle-Zélande expliquent en plus que tout document numérique devrait avoir des métadonnées permettant de l’identifier. C’est ce qui explique que le gouvernement du pays a adopté un ensemble de métadonnées basées sur le Dublin core. Il y a cinq métadonnées qui sont toujours recommandées. La Nouvelle-Zélande suggère en plus qu’un système de gestion électronique des documents intègre un schéma de classement utilisable avec le vocabulaire contrôlé.
Autant le Québec, l’Australie que la Nouvelle-Zélande souhaitent voir utiliser le vocabulaire contrôlé pour la création de métadonnées ou la classification des documents. Le Cadre de référence gouvernementale en gestion intégrée des documents (CRGGID) québécois suggère ainsi le Thésaurus de l’activité gouvernementale. Les autorités australiennes proposent un outil semblable : le Keyword AAA . Ce dernier décrit toutefois des fonctions de gestion plus que les activités gouvernementales dans leur ensemble. La Nouvelle-Zélande n’a pas adopté de tels thésaurus. Les Archives nationales du pays ont plutôt expliqué qu’il faut, dans un système de gestion électronique des documents, utiliser un schème de classification qui réponde aux normes ISO 2788 et ISO 5964.
Les trois gouvernements ont également pensé à créer ou proposer des normes sur le transfert des documents. Au Québec, le CRGGID a recommandé d’adopter une métadonnée liée à la règle de conservation. Il y aurait donc transfert automatique vers un entrepôt virtuel de semi-actif, alors que le sort final pourrait être appliqué machinalement. Nous avons expliqué ci-dessus que l’Australie et la Nouvelle-Zélande se sont dotées d’une norme commune pour les métadonnées essentielles lors du transfert de documents. L’Australie a en plus statué que l’agence réceptrice lors d’un transfert est responsable de l’accès aux documents. Ceux-ci doivent en fait demeurer accessibles en tout temps. Il est nécessaire de préserver leur intégrité pour assurer leur valeur légale. Il faut donc prévenir l’obsolescence des supports. La Nouvelle-Zélande a par ailleurs cru bon d’insister sur le fait qu’un système de gestion électronique des documents doit assurer la conservation des métadonnées et des traces d’audit lorsqu’il y a transfert de documents. Le système de GED doit en plus permettre la recherche et la récupération des supports.
Les trois entités à l’étude ont formulé diverses recommandations concernant la sécurité. On peut penser que le Québec est bien placé dans la réflexion sur le sujet. Le CRGGID suggère ainsi d’utiliser la norme XACML qui permet la création de certificats régissant l’accès aux documents. Le XML signature du W3C formerait la norme québécoise en matière de signature numérique cryptographique à clés publiques. En matière de sécurité, l’Australie ne s’intéresse pour sa part qu’aux documents numériques essentiels, pour lesquels il faudrait un plan d’urgence. La Nouvelle-Zélande a été beaucoup plus loin dans les normes de sécurité. Le Electronic recordkeeping standard propose des audits, un suivi régulier des changements et une classification de sécurité.
Autant la Nouvelle-Zélande que l’Australie ont adopté des normes pour le courriel et le contenu des sites Internet, ce que n’a pas fait le Québec. Le Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records de l’Australie stipule que les courriels forment des documents numériques comme les autres. Il faut s’assurer que le système les gérant empêche leur altération. Le Digital recorkeeping demande en outre la création de politiques et procédures pour gérer le contenu Web. C’est toutefois la Nouvelle-Zélande qui est allée le plus loin dans les normes de gestion des courriels et du contenu Web. Le Electronic recordkeeping standard explique que les courriels doivent être considérés comme un seul document avec les métadonnées et les fichiers joints. Il faut en plus faire la part entre les courriels personnels et les courriels corporatifs. Ces derniers doivent être considérés comme des documents publics. Leur destruction doit donc être autorisée par les Archives nationales. Il est même recommandé d’utiliser un système qui empêche de modifier les courriels. Le document néo-zélandais A guide to developping recordkeeping strategies for websites précise en plus que le contenu Web devrait être intégré à un système de gestion électronique des documents. Il est utile de faire un répertoire des changements apportés audit contenu et de mettre en place un répertoire des activités.
Puisque chacun des trois gouvernements a adopté des lois et des normes pour la gestion des documents numériques dans l’administration publique, ils ont aussi défini des responsabilités. En ce qui concerne le Québec, le CRGGID précise ainsi que tout organe gouvernemental devrait avoir un service de gestion documentaire. Chaque employé est responsable des documents dont il a la garde. Le Cadre de gestion des ressources informationnelles en soutien à la modernisation de l’Administration publique précise plutôt que tout organisme et ministère est responsable de sa gestion documentaire. Il doit faire un rapport annuel de cette gestion. Les responsabilités de divers ministères sont également décrites. Le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration gère ainsi un guichet unique pour les relations avec le public. Le ministère de la Culture et des communications administre pour sa part la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Il revient enfin au Conseil du trésor d’établir les orientations en matière de ressources informationnelles. Il est également le fournisseur de ces ressources et peut adopter des normes applicables à toute l’administration publique.
Le Digital recordkeeping : guidelines for creating, managing and preserving digital records précise qu’il revient à toutes les instances de l’Administration publique de gérer les documents de façon intégrée avec de métadonnées. Les documents doivent être entreposés adéquatement selon leurs particularités, ce qui implique d’offrir un accès continu dans un format compréhensible. Il est enfin obligatoire de transférer les documents historiques aux Archives nationales. Les responsables des instances gouvernementales doivent en plus promouvoir la collaboration entre les intervenants, alors qu’il faut fournir une formation appropriée aux employés.
Le Public Records Act 2005 040 néo-zélandais spécifie pour sa part que les organes publics doivent préserver et donner accès aux archives. Selon le Electronic recordkeeping standard il revient aux responsables desdits organes de déterminer les autorisations d’accès, les paramètres du système de gestion électronique des documents et de l’audit.
La lecture de ces lois et normes nous permet enfin d’évaluer le rôle des Archives nationales quant à la gestion des documents numériques. Au Québec, on peut dire que les Archives nationales ont essentiellement un rôle de conseiller dans la mesure où elles n’ont pas officiellement participé à l’élaboration du CRGGID et du Cadre de gestion des ressources informationnelles en soutien à la modernisation de l’Administration publique. Elles sont évidemment aussi responsables de la conservation de documents numériques gouvernementaux à valeur historique. Les Archives nationales australiennes ont aussi le rôle de conseiller l’administration publique. Elles ont cependant été beaucoup plus proactives dans l’élaboration de recommandations qui sont souvent presque des normes. Elles cherchent également à créer un registre des archives présentes sur le territoire australien, ce qui inclut évidemment les documents numériques. Cela étant considéré, il faut bien voir que ce sont les Archives nationales néo-zélandaises qui ont été les plus actives en ce qui concerne les documents numériques. Il est en effet reconnu dans le Public Records Act 2005 qu’elles peuvent établir des normes. Elles en ont donc adopté quelques-unes. Les Archives de la Nouvelle-Zélande ayant en plus le pouvoir d’accepter ou de refuser la destruction d’archives, les instances gouvernementales doivent interagir avec elles pour décider du sort final d’un document.
Nous vous invitons également à consulter les tableaux comparatifs
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