Utiliser le format XML (CRGGID)

Utiliser le format XML (Digital record export standard)

Utiliser le format XML (Digital record export standard)

Convertir ou normaliser les formats pour la conservation (NAA 2004)

Dans un système de gestion électronique des documents (SGED), permettre de saisir dans le format original (ANZ 2005)

Attention aux formats pour la conservation du contenu web (ANZ 2006)

Le thésaurus de l’activité gouvernementale permet de créer des métadonnées (CRGGID).

« Submission information package » (SIP) (Digital record export standard)

« Submission information package » (SIP) (Digital record export standard)

Un registre référentiel avec le EbXML permet d’enregistrer les profils de métadonnées et les schèmes de classification (CRGGID).

Utiliser les métadonnées, saisir à la création et développer des politiques (NAA 2004)

Dans un SGED, inclure et gérer les métadonnées (ANZ 2005)

Définit 20 métadonnées dont 8 obligatoires et présente leur utilité et leur importance, aussi pour docs. papiers (NAA 1999a)

Définit 19 métadonnées dont 5 à 8 obligatoires et 5 recommandés (GNZ 2007)

Comment créer et conserver des métadonnées (NAA 2002a)

Tout doc. numérique devrait avoir des métadonnées permettant de l’identifier (ANZ 2006b)

Divise en 3 sections : Agent, Right management et Message identifier (NAA 2005)

Utiliser une métadonnée impliquant la règle de conservation. Peut-être : Processus/Activité et Type de document (CRGGID).

Utiliser un « Submission information package » (SIP) (Digital record export standard)

Utiliser un « Submission information package » (SIP) (Digital record export standard)

Agence réceptrice assure la responsabilité et l’accès aux docs. (NAA 2004)

Assurer le transfert des métadonnées et des traces d’audit associées (ANZ 2005)

Exigences pour transfert aux A.N. des docs. historiques

Utiliser une métadonnée impliquant la règle de conservation. Peut-être : Processus/Activité et Type de document (CRGGID)

Doc. doit demeurer accessible, préservation pour exigences légales, préservation sur un serveur des docs. « sensibles », prévenir l’obsolescence des supports. Intégrer docs. dans un SGED (NAA 2004)

Dans un SGED, permettre recherche, récupération et représentation du doc (ANZ 2005)

Pour la gestion des accès : le XACML qui fournit des certificats. On propose aussi la signature numérique cryptographique à clés publiques : XML signature du W3C (CRGGID).

Documents essentiels et plan d’urgence (NAA 2004)

Sécurité contre les modifications accidentelles ou non (ANZ 2005)

Outils : audit, contrôle d’accès, classification de sécurité, suivi des changements au SGED, aux documents, autorisations de sécurité, lieux et supports de conservation (ANZ 2005)

Adoption du Thésaurus de l’activité gouvernementale (CRGGID).

Thésaurus décrit des fonctions de gestion (Keyword AAA)

Dans un SGED, intégrer un système de classification qui répond à ISO 2788 et 5964 (ANZ 2005)

Non.

Courriel peut être un doc. numérique et les systèmes de courriel ne doivent pas altérer les docs. numériques (NAA 2004)

Courriel doit être saisi comme un seul doc. avec métadonnées associées, permettre la saisie des fichiers joints (ANZ 2005)

Politiques et procédures pour gérer contenu web et contenu à accès contrôlé (NAA 2004)

Courriel = archive publique, distingue personnel vs. corporatif, archiviste en chef autorise la destruction de courriels, devrait choisir un système qui empêche de modifier un courriel reçu ou envoyé, conserver seulement l’exemplaire principal (ANZ 2006a)

contenu web = archives, contenu web devrait être géré par GED, faire un répertoire des changements apportés et des activités (NZA 2006).